Polityka prywatności

1. Administrator i role w przetwarzaniu danych

Polityka opisuje dane związane z publiczną stroną PPWR Link, kontami użytkowników i funkcjami platformy. Kontakt w sprawie prywatności znajduje się w sekcji danych operatora.

Operator odpowiada za dane przetwarzane na potrzeby prowadzenia serwisu, obsługi kont i kontaktu. Organizacja korzystająca z platformy decyduje o danych swoich dostawców, odbiorców i innych osób, które wprowadza do swojej przestrzeni. W tym zakresie rola operatora i zasady przetwarzania wymagają określenia w umowie powierzenia.

2. Jakie dane trafiają do platformy

Dane pochodzą od osoby korzystającej z formularza lub konta, a także od uprawnionych użytkowników organizacji, dostawców odpowiadających na prośby o dokumenty oraz połączonych systemów.

Kontakt: imię i nazwisko, e-mail, opcjonalna nazwa firmy, temat i treść wiadomości.
Konto: dane identyfikacyjne, e-mail, zabezpieczenie hasła, język, członkostwa i uprawnienia.
Praca w organizacji: dane firm i osób kontaktowych, dokumenty, komentarze, historia operacji oraz informacje powiązane z opakowaniami i przepływami.
Dane techniczne: identyfikatory sesji i żądań, informacje o przeglądarce i połączeniu, adres IP w warstwie serwera oraz zdarzenia potrzebne do utrzymania bezpieczeństwa.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane z zapytania służą odpowiedzi i ustaleniu potrzeb. Gdy pytasz we własnym imieniu o zawarcie umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przy kontakcie przedstawiciela firmy — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji biznesowej (lit. f).

Obsługa umowy z osobą fizyczną opiera się na lit. b, a kontakt z pracownikami i przedstawicielami klienta oraz zapewnienie dostępu zespołowi — na lit. f. Obowiązki wynikające z prawa opierają się na lit. c. Bezpieczeństwo i obrona roszczeń służą uzasadnionym interesom operatora (lit. f).

Formularz nie zapisuje do newslettera. Podanie danych jest dobrowolne, ale pola wymagane są potrzebne do odpowiedzi lub obsługi konta.

W obrębie organizacji dostęp zależy od nadanych ról i uprawnień. Przekazanie do innego systemu może wynikać z konfiguracji integracji lub działania uprawnionego użytkownika. Dane mogą być dostępne także dostawcom infrastruktury, poczty, obsługi technicznej i analizy AI w zakresie niezbędnym do ich usług.

Paszport opublikowany jako publiczny może odczytać osoba znająca jego adres lub kod QR. Publiczne udostępnienie należy poprzedzić sprawdzeniem zakresu informacji. Dane mogą zostać przekazane uprawnionym organom, jeśli wynika to z obowiązku prawnego.

5. Analiza dokumentów z wykorzystaniem AI

Na żądanie użytkownika platforma odczytuje treść dokumentu i proponuje dane o opakowaniu. Przy użyciu integracji Google Gemini do zewnętrznego API trafia tekst wraz z kontekstem opakowania; odczyt skanu może wymagać przekazania pliku. Dotyczy to również informacji dopisanych ręcznie do treści stron.

Samo przesłanie dokumentu nie uruchamia analizy AI. Wyniki wymagają weryfikacji i zatwierdzenia. Funkcja nie podejmuje samodzielnie decyzji dotyczących osób o skutkach prawnych lub podobnie istotnych.

Przed analizą usuń zbędne dane osobowe z dokumentu. Dostawca API przetwarza przesłane treści na warunkach swojej usługi; tryb przechowywania i dalszego wykorzystania zależy od właściwych warunków oraz konfiguracji konta.

Warunki usługi Gemini API

6. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Usługi zewnętrzne mogą wiązać się z przetwarzaniem poza EOG. Przed uruchomieniem takiego przetwarzania trzeba ustalić właściwego odbiorcę, lokalizację i mechanizm transferu. Nie należy zakładać, że wszystkie dane pozostają w Polsce lub UE wyłącznie na podstawie adresu platformy.

Informacje o właściwych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się w sprawie danych osobowych. Szczegółowa lista dostawców oraz podstaw transferów wymaga uzupełnienia przed publikacją ostatecznej wersji polityki.

7. Jak długo przechowywane są dane

Kopia zapytania z formularza w bazie platformy podlega usunięciu po 90 dniach przez harmonogram retencji. Korespondencja w skrzynce pocztowej i kopie zapasowe są odrębnymi zbiorami i wymagają odrębnych zasad przechowywania.

Dane kont i organizacji są potrzebne w okresie korzystania z usługi, a później w zakresie wymaganym przez obowiązki prawne lub uzasadnioną ochronę roszczeń. Dokumenty i zapisy audytowe mogą wymagać dalszego zachowania; odebranie użytkownikowi dostępu nie usuwa automatycznie historii organizacji.

Szczegółowe okresy dla logów, kopii zapasowych i zakończonych kont należy dopasować do uzgodnionej polityki retencji operatora.

8. Ochrona formularzy — Google reCAPTCHA

Formularze kontaktowe, rejestracja, logowanie oraz odzyskiwanie hasła korzystają z Google reCAPTCHA v3 w celu ograniczenia spamu i automatycznych prób nadużyć. Skrypt jest ładowany podczas interakcji z chronionym formularzem. Dostawca może analizować adres IP, dane przeglądarki, cookies i sygnały interakcji, aby ocenić ryzyko automatycznego działania.

Przed wysłaniem serwer weryfikuje wynik, domenę i rodzaj operacji. Negatywny wynik lub brak możliwości weryfikacji blokuje daną próbę; dane wpisane do formularza pozostają do poprawy lub ponownego wysłania. Ochrona służy bezpieczeństwu usługi, a nie przesyłaniu informacji marketingowych. W razie utrzymującego się problemu można skorzystać z kontaktu e-mail.

Google przetwarza dane zgodnie ze swoją polityką prywatności i warunkami usługi. Wykorzystanie tego narzędzia może wiązać się z przetwarzaniem poza EOG; właściwy podmiot, warunki i zabezpieczenia transferu wymagają uwzględnienia w ostatecznej konfiguracji oraz dokumentacji operatora.

9. Cookies i ustawienia przeglądarki

Serwis korzysta z cookies niezbędnych do sesji, logowania i ochrony formularzy przed nieuprawnionym wysłaniem. Język jest zapamiętywany w sesji, a dla zalogowanego użytkownika również w profilu.

Serwis korzysta z Cookiebot do wyświetlania banera dotyczącego cookies i zapamiętywania dokonanych wyborów. W banerze można zapoznać się z informacjami o cookies oraz wybrać dostępne kategorie zgód. Samo wdrożenie banera nie oznacza włączenia narzędzi reklamowych lub analitycznych.

Cookies można usuwać i blokować w przeglądarce. Zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić logowanie i wysłanie formularza. Okres ich przechowywania wynika z funkcji sesji oraz ustawień przeglądarki.

10. Twoje prawa i kontakt

Możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia danych. W odpowiednich przypadkach przysługuje przenoszenie danych i sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę, jeśli stanowi podstawę konkretnego przetwarzania, można wycofać na przyszłość.

Żądanie zgłoś na adres kontaktowy. Możemy poprosić o niezbędne potwierdzenie tożsamości. Jeśli sprawa dotyczy danych powierzonych przez organizację, ustalimy właściwego administratora. Przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych

11. Zmiany polityki

Data aktualizacji i wersja są podane na początku strony. Zmiany funkcji, dostawców lub sposobów przetwarzania wymagają odpowiedniego odzwierciedlenia w polityce. Jeżeli wymagane będzie dodatkowe powiadomienie osoby lub uzyskanie zgody, sama publikacja nowego tekstu go nie zastąpi.